Di dalam canggihnya teknologi internet masa kini, tidak
terlepas dari peran layanan surat menyurat elektronik. Pastinya sobat tahu kan
layanan surat menyurat yang paling oke? Yaps ialah e-mail. Dengan menggunakan
e-mail kita bisa melakukan surat menyurat secara cepat, juga bisa berkirim kabar,
bertukar file, berkirim lagu, kegiatan kantor, sekolah, lamaran pekerjaan, dan
masih banyak lagi. Sekarang, banyak perusahaan yang menyediakan layanan e-mail seperti,
Gmail, Ymail, Hotmail, dan Outlook Express.
Apa itu e-mail?
Electronik Mail adalah fasilitas yang disediakan internet
untuk urusan surat-menyurat secara instan melalui internet. Dengan e-mail kita
bisa menulis, mengirim, mebaca, membalas, dan mengelola pesan dengan mudah dan
cepat. E-mail mengirim data secara elektronik dengan data yang dikirim berupa
file, gambar, grafik, audio, video, dan lain-lain. Selain itu e-mail dapat
mengirim sebuah pesan ke beberapa penerima sekaligus.
Sebuah alamat e-mail tertulis dengan format sebagai
berikut, contoh (ameliaCW@gmail.com).
- AmeliaCW adalah nama e-mail.
- @gmail.com adalah web penyedia alamat e-mail dari Google.
Jika ingin menggunakan e-mail, tentunya sobat harus punya
e-mail terlebih dahulu. Penyedia layanan e-mail ada yang berbayar, biasanya ini adalah milik sebuah perusahaan yang dikhususkan untuk anggota-anggotanya saja. Sementara penyedia layanan e-mail seperti gmail.com, yahoo.com, Hotmail, lycos, Telkom.co.id, dll. tidak perlu adanya biaya pendaftaran dan biaya pemakaian.
E-mail dapat dikirim ke siapa saja, meski alamat si
penerima berasal dari penyedia e-mail yang lain. Sebagai contoh sobat mempunyai
akun yaitu X@gmail.com akan mengirim file ke teman sobat dengan alamat Y@yahoo.com, maka hal tersebut
tidak masalah selagi alamat yang dituju jelas keberadaannya.
Berikut ini adalah beberapa keunggulan e-mail
dibandingkan dengan surat konvensional lainnya :
- Fast, yaitu e-mail yang dikirim akan langsung segera terkirim ke e-mail tujuan.
- CC (Carbon Copy), fasilitas ini berfungsi sebagai tembusan yang artinya e-mail dapat dikirim ke beberapa orang secara bersamaan.
- BCC (Blind Carbon Copy), yaitu memungkinkan untuk mengirim e-mail ke beberapa penerima (hampir sama dengan CC), namun si penerima tidak akan mengetahui kepada siapa saja e-mail itu dikirim, jadi ini sangat bermanfaat untuk menjaga kerahsiaan atau privasi.
- Attachment, yaitu memungkinkan pengguna e-mail dapat mengirim file seperti gambar, program, grafis, audio, video, dan recorded.
- Auto Reply dan Auto Forward, yaitu e-mail dapat di setting untuk membalas atau meneruskan pesan secara otomatis.
Cara Kerja E-mail
Pada dasarnya prinsip kerja e-mail sama halnya dengan surat biasa
(snail mail), yaitu harus melewati beberapa kantor pos sebelum ke tangan
penerimanya. Sedangkan cara kerjanya adalah setelah dikirimkan oleh seseorang
melalui komputer, e-mail akan masuk ke beberapa komputer di sepanjang jaringan
internet yang disebut dengan mail server. Ketika e-mail itu sampai ke server
yang menjadi tujuan, maka e-mail tersebut akan disimpan pada sebuah e-mail box yang
akan muncul setelah si penerima mengecek e-mail box tersebut di akunnya.
Bagian-Bagian Alamat E-mail
Penghalang jarak, waktu, dan tempat seketika bisa teratasi dengan snail mail yang super kilat ini,
kita bisa membayangkan seberapa jauh lokasi si pengirim dari kita, namun itu
bisa saja terjadi dan bukan menjadi hal yang mustahil.
Sebuah alamat e-mail terdiri dari dua bagian yang
dipisahkan dengan tanda “axon/at” (@) misalnya jud@vedcbanyumas.or.id
dimana “jud” disebut username. Username bisa mengacu pada nama asli pemilik,
nama pendek/singkatan, nickname, nomor, atau yang lainnya. Selain itu username
juga menjadi nama e-mail box pada mail server. Sedangkan untuk
“vedcbanyumas.or.id disebut domain name, yang menunjukan identitas mail server
milik seorang user dalam mailbox.
Variasi Bentuk Komunikasi E-mail
- Point to point
Maksudnya adalah mengirimkan e-mail langsung ke sebuah
alamat tertentu tanpa bertele-tele. Di Indonesia, variasi ini biasa disebut
dengan “japri atau jalur pribadi”.
- Carbon Copy
Sebuah e-mail selain ditujukan ke alamat tujuan utama
juga dapat dikirimkan tembusannya ke alamat yang lain. Biasanya alamat utama
ditulis pada bagian “TO” dan alamat tembusannya ditulis pada bagian “CC”.
- Blind Carbon Copy
Seperti yang telah dijelaskan di atas, BCC mengirim
tembusan ke alamat lain tanpa diketahui kepada siapa saja e-mail itu dikirim.
Beberapa client e-mail menyediakan fasilitas BCC, misalnya pada Outlook Express
versi 5.01 dimana BCC berada di pilihan View dan All Headers.
- Distribution List
Merupakan sebuah cara berkomunikasi menggunakan e-mail
secara satu arah. Biasanya digunkan oleh pengguna yang berkepentingan
menyebarluaskan informasi tertentu misalnya pengumuman, loker, berita harian,
dan bulletin tanpa mengharapkan adanya respon dari penerima e-mail tersebut.
Oleh karena itu, yang harus dilakukan adalah membuat sebuah alamat khusus untuk keperluan ini. Bila pengelola distribution list mengirimkan sebuah e-mail ke alamat tertentu, maka alamat itu akan men-forward e-mail tersebut ke semua alamat yang menjadi pelanggan (subscriber) dari distribution list.
- Discussion List
Discussion List sering disebut dengan mailing list atau milis. Layanan ini hampir sama dengan distribution list hanya saja memungkinkan para subsriber untuk mengirim respon terhadap sebuah e-mail. Namun belum tentu semua orang dapat mengikuti sebuah milis, terkadang ada yang dibatasi menurut kalangan, usia, atau jumlah peserta milis yang dikehendaki.
Supaya dapat bergabung dalam sebuah milis, hal pertama yang harus sobat lakukan adalah berlangganan (subsriber) dengan prosedur tertentu. Sering kali proses ini tidak perlu melakukan intervensi dari seorang admin milis, baik untuk menyetujui atau menolak permohonan menjadi anggota sebuah milis. Milis yang seperti itu adalah jenis milis yang sifatnya terbuka dan dapat diakses oleh siapa saja yang ingin bergabung.
Selain berkirim surat pribadi atau perorangan, kini e-mail bisa kita gunakan untuk bertukar informasi dan banyak perusahaan yang menyaratkan pengiriman lamaran kerja melalui e-mail. Oleh karena itu, kebutuhan layanan informasi dan komunikasi dalam internet sangat penting dalam kehidupan sehari-hari kita, asal seberepa bijak-kah kita menggunakannya. Pengguna internet yang baik akan selalu menjaga kehormatan pribadi dan sesamanya.
EmoticonEmoticon